【ゴルフコンペ幹事者必見】適切な段取りと成功の納め方

こんにちは!ハマカナです。

ゴルフのコンペで幹事を任された場合、非常に実施することが多いです。【初心者に幹事を任されることはないから大丈夫】と思っている方も、注意が必要です。なぜなら、それは決してありえない事ではないからです。

コンペへ最初に参画した時は、ほとんど幹事になることはないのですが、一度参画し、あなたのスコア・順位によっては幹事になることがあるのです。そのコンペの規定で、【1位とブービーが幹事】となっていたら、あなたも十分幹事になる可能性があるのです。

そんなコンペの幹事になった場合に、やるべき適切な段取りと、幹事になってみんなから評価が上がる成功の納め方をご紹介いたします。

目次

ゴルフコンペ幹事の適切な段取りと成功の納め方

結論として、ゴルフコンペの段取りについては、下記の通りとなります。コンペ開催日の約3カ月前から順々に段取りをしていく形となります。一番の最悪の事態は、良いゴルフ場の予約ができないことにあります。主要メンバーの予定の確認をし、日にちを3個程上げてもらった後、すぐにゴルフ場を予約する取った行動が一番重要となります。ちなみにゴルフ場にもよりますが、3カ月前から予約を開始するゴルフ場が多い為、3カ月前から段取りするような工程にしています。

  1. 主要メンバーの予定を確認し、日にちの候補を3個くらい上げてもらう。
  2. その3候補の日にちで、まずは2,3個ほどゴルフ場の予約をコンペプランで取ります。(後でキャンセルできます)
  3. その後、参加すると思われるメンバーにメールを送る。
  4. メールの返信があったら、星取表を作成し、どの日がだれが参加で、だれが不参加かまとめる。
  5. ある程度参加者から返信があった段階で、星取表を主要メンバーに報告する。
  6. メールがすべて返信されたら、星取表を確認しながら、主要メンバーとともに、開催日程を決める。
  7. 開催日程が決まったら、参加者全員に連絡する。(候補日の日程をあけて待っている人もいますので、できるだけ早めに)
  8. ゴルフコースを2,3個予約したが、1個に絞りそれ以外はキャンセルする。(その際キャンセル料金が発生するコースもあるので、予約の時に確認し、その発生前にキャンセルしましょう)
  9. 1個に絞ったら、コンペの商品などの打ち合わせ等をする。ゴルフコースによっては、予算に合わせて商品を用意してくれる。
  10. その後、主要メンバーと相談して、一緒にラウンドをまわる組編成を決める。
  11. あとは車を持っている人に頼んで、当日誰が誰を運ぶか決める。
  12. 全て決まったら、開催日1週間前くらいに再度案内状を参加者に送る。
  13. 当日使用する備品を遅くても2日前までに購入する
  14. 当日は司会として、ドラコン・ニアピンのコースの発表や表彰式等の総合司会を行う。

以上で段取りの簡単な説明は終わります。ここまでご覧頂ければ、幹事になった際の進め方については問題ないかと思います。しかし、上記内容についてもう少し詳しく知りたい方は、下記の詳細をご覧頂ければと思います。

1.主要メンバーの予定を確認し、日にちの候補を3個くらい上げてもらう

【主要メンバーとは、そのコンペで絶対に出席をしなくてはいけない】人を指します。その人が来なかったら、このコンペって何が目的?と思うくらいの人です。例えば、〇〇部カップという会社のコンペであれば、その〇〇部の部長は確実に来ないとお話になりませんよね。そのような方は、土日の予定も別のゴルフの予定で埋まっていることが多いです。

従って、早めに日程を確認し、3個程候補を上げてもらいましょう。3個程候補を上げる理由は、他のメンバーを集めやすくするためです。ただ、3個程候補を上げてもらうということは、【主要メンバーの3日間の予定を奪ってしまうこと】に繋がりますので、早く1つに絞ることを心掛けましょう。

2.その3候補の日にちで、まずは2,3個ほどゴルフ場の予約をコンペプランで取ります。(後でキャンセルできます)

ゴルフ場は大事です。そのゴルフ場によって、その前に行った完璧な段取りもパーになってしまう可能性があります。下で紹介もしている楽天GORAで、評価が4.0以上の場所を極力選ぶようにしましょう。また金額も高すぎるとメンバーから不満が上がる為、20,000円以内の場所を選ぶようにしましょう。

そしてゴルフ場は、2,3個程予約をしておきましょう。ゴルフ場にもよりますが、1ヵ月前くらいであれば、無償でキャンセルもできます。最終的に、ゴルフ場は主要メンバーに選択させる方が、主要メンバーも【自分で選んだ】と思い、ご満悦になるからです。よってゴルフ場は2,3個選び、主要メンバーに選択肢を与えた方がベストです。

3.その後、参加すると思われるメンバーにメールを送る

先ほど例に挙げた、〇〇部カップであれば、その部課長や配下の人や、その部に関係のある他部署やグループ会社、外部の会社等にも声をかけます。〇〇部カップが数回実施しているコンペであれば、いつものメンバーというのがおおよそ決まっていますので、そのメンバーに声を掛けましょう。

注意が必要なのが、【同じ部署内でこの人は誘ったけど、この人は誘っていない】ということは避けてください。同じ部署内であれば、世間話で【この次の〇〇部カップ、お前も出る?】などを聴いてしまい、【いや俺誘われてないけど・・・】ということが起きます。こうなるとあなたの信頼度はガタ落ちです。また同じ部署内でなくても、どこかの違う部署が合同で行う会議などがあれば、そこで世間話が発展する可能性がありますので注意が必要です。

きちんとリサーチを行い、上記のようなことが起きないように気を配りましょう。ちなみにメールの内容については、下記に参考例を記載しますので、ご参考ください。

メールの参考例:

件名:【ご参加頂けませんか】〇〇部カップについて

〇〇様

お世話になっております。

〇〇部カップ幹事のハマカナと申します。

掲題の件、御予定の都合がつきましたら、〇〇部カップにぜひご参加いただけませんでしょうか。

現状の〇〇部カップの候補日としては

・4月〇日(土)

・4月△日(土)

・4月×日(土)

となっております。

ちなみに開催場所は、千葉の〇〇ゴルフ場と〇〇ゴルフ場で検討中です。

もし御参加いただけるのであれば、上記候補日で不可能な日をご教示頂ければと幸いです。

以上どうぞよろしくお願いいたします。

補足として、開催場所については忘れがちなので、必ず現状の予定でも構いませんので、記載するようにしましょう。人によっては、【遠いから今回はやめておこうか】という気持ちになる可能性がありますので。参加すると言ってから、ゴルフ場を報告すると、【えー。遠いじゃん。先に言ってよ】などの不満が出る可能性がありますので。

4.メールの返信があったら、星取表を作成し、どの日がだれが参加で、だれが不参加かまとめる

上記のメールを送り、相手から返信があったら、すぐに星取表に転記するようにしましょう。コンペはかなりの大人数が予想されます。後でやろうと思うと、どこかで抜けが出てしまい、【行く!】と言ってくれた人に【案内を送り忘れる】事が出てきます。本当に簡単な表でいいです。例えば下記のような星取表です。逐一まとめるようにしましょう。

  4月〇日(土) 4月△日(土) 4月×日(土) 備考
〇〇部長 主要メンバー
〇〇課長 × 4月△日は調整次第
〇〇様 × 車所有

5.ある程度参加者から返信があった段階で、星取表を主要メンバーに報告する

参加者から返信が出きったら、星取表を纏めて、主要メンバーに報告しましょう。全員が〇の日はおそらくないと思いますので、妥協点を見つける必要があります。その相談をするためにも、星取表ができたらすぐに主要メンバーに報告をしましょう。

6.メールがすべて返信されたら、星取表を確認しながら、主要メンバーとともに、開催日程を決める

上記の妥協点を見つけ開催日程を決める為には、主要メンバーの力を使いましょう。自分で妥協点を見つけてしまうと、自分が矢面に立たされることになり、来れない人からバッシングを受ける可能性があります。主要メンバーであれば、顔が利きますので、【主要メンバーからの指示でこの日を選んだ】ことにすれば、来れない人も納得しやすくなります。

7.開催日程が決まったら、参加者全員に連絡する。(候補日の日程をあけて待っている人もいますので、できるだけ早めに)

主要メンバーとともに、開催日程を決めたら、声をかけた全員に連絡をしましょう。おすすめは、星取表を見て、【〇、△の人には、一斉メールで開催日程の連絡】【×の人には個別で誤りのメールを入れる】事が良いかと思います。ここまでの工程はなるべく早く行いましょう。なぜなら主要メンバーかから候補日を3個頂いているので、残りの2個の予定を解除してあげないと、他のプライベートの予定が入れられないからです。(結構重要!)

一斉メールにつきましては、下記のメールの文章をご参考頂ければと思います。

メールの参考例:

件名:【開催日程のご連絡】〇〇部カップについて

〇〇部カップ参加予定者各位

お世話になっております。

掲題の件ですが、まずは皆様お忙しい中、ご予定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

皆様のご助力により、開催日を4月〇日(土)で決定することができました。

取り急ぎ日程のご連絡となります。(開催場所は、何コースが予約済み。千葉で検討中。)

今後案内状が作成できましたら、再度ご連絡させて頂ければと思います。

また4月〇日がご都合つかなくなった場合14日前(3月〇日)までであればキャンセル可能かと思いますので、ご一報頂けると幸いです。

以上どうぞよろしくお願いいたします。

8.ゴルフコースを2,3個予約したが、1個に絞りそれ以外はキャンセルする。(その際キャンセル料金が発生するコースもあるので、予約の時に確認し、その発生前にキャンセルしましょう)

ゴルフ場を2,3個予約したかと思いますが、主要メンバーと調整をして1つに絞りましょう。また参加メンバーも決まった時期なので、メンバーのお住まいも鑑みて、どこがベストなゴルフ場か決めましょう。

上記工程表の通り、2が月前位にキャンセルをする場合はキャンセル料は掛からないかと思いますが、もしコンペ開催日の直前となった場合は、注意が必要です。ゴルフ場にもよりますが、キャンセル料が発生する可能性があります。必ずいつまでにキャンセルすれば良いか確認しておきましょう。

この工程は、7の前に行うと少しスムーズになります。一斉メールを送る際に、ゴルフ場も併せて送れることになります。ただ、焦る必要はありません。7の後でも十分です。メンバーとしては、だいたいどの地域でゴルフ場を選ぶかが重要なので、一斉メールの時は上記の参考例程度の情報で問題ありません。それよりゴルフ場選びは、今回のコンペの成功を左右する重要なことになるので、じっくり考えましょう。

ただ、【コースが決まったらすぐに、参加するメンバーにその旨メールを送りましょう。】場所が決まれば、メンバーのみんなは、車の手配をお願いしあったり、事前にコースをみて戦略を練ったりしたりしますので。

9.1個に絞ったら、コンペの商品などの打ち合わせ等をする。ゴルフコースによっては、予算に合わせて商品を用意してくれる

ここからは多少余裕をもって実施しても良いです。

コンペでは基本的に、順位によって商品が用意されるものです。余裕があれば、自分で用意する事も良いかと思いますが、特にこだわりがなければ、ゴルフ場にお任せでも良いかと思います。ゴルフ場に【30,000円でコンペの商品について用意をしてほしい】といえば、予算内で商品案出してくれます。またその際に伝えるべきことは下記の通りです。

  • 予算
  • 商品を出す順位(優勝、準優勝、3位、5位、ブービー、最下位等)
  • ドラコン、ニアピン賞があるか
  • ベストグロス賞があるか
  • その他の賞があるか

上記を告げれば、商品の案を作成してくれて、メールなどで送ってくれます。それでよければ、OKを出し、用意をしてもらうことができます。ちなみにドラコン、ニアピン賞についてのおすすめは、ボールかクオカードです。

またハンディキャップ戦であれば、参加者メンバーとハンディキャップを伝えることもお忘れなく。まあこの辺りは、ゴルフ場に連絡すれば、人通り聴いてくれるとは思いますが、念の為。

10.主要メンバーと相談して、一緒にラウンドをまわる組編成を決める

参加者が出そろったので、主要メンバーと相談して、一緒にラウンドをまわる組編成を決めましょう。

人間関係なども考慮する必要がありますので、主要メンバーの意見も聴きながら作成した方が良いかと思います。とはいえ、何も考えなしで相談するのは失礼なので、自分なりに組編成を作成してから相談をしましょう。

ちなみに組編成を決めたら、ゴルフ場にも連絡することをお忘れなく。

11.車を持っている人に頼んで、当日誰が誰を運ぶか決める

参加者のお住まいも鑑みて、極力乗り合わせができるように、配車の調整をしましょう。いつものメンバーであれば、ほとんど調整することはないかと思いますが、新たな参加者等がいらっしゃったら、それは調整をする必要があります。

正直泥臭い作業です。車を持っている人に声をかけて、この人とこの人を運んでください、等かなり手間がかかる作業です。

12.全て決まったら、開催日1週間前くらいに再度案内状を参加者に送る

全て決め終えた後は、開催日1週間~3日前くらいに再度案内状のメールを送りましょう。その際、コースの場所や金額、集合時間、集合場所などを明記しましょう。以下のメールは参考例となります。

メールの参考例:

件名:【最終ご案内】〇〇部カップについて

〇〇部カップ参加予定者各位

お世話になっております。

いよいよ4月〇日(土)の○○部カップ開催日が近づいてまいりました。

現状のところ、天気もよさそうですので、好スコアも期待されます。

再度のご連絡となりますが、当日は下記の要領にて開催いたしますので、よろしくお願いします。

【○○部カップ 要領】

ゴルフ場:○○カントリー倶楽部

住所:千葉県○○

連絡先:○○

プレー代:17,000円(昼食代・パーティー費、消費税、ゴルフ場利用税込み)

会費:2,000円

開会式:8:00より マスター室前集合

スタート:8:20 INスタート

その他詳細は、添付資料をご確認くださいますようお願いいたします。

以上よろしくお願いいたします。

13.当日使用する備品を遅くても2日前までに購入する

コンペであれば、ドラコン・ニアピンのフラッグや、トロフィーのペナント(全長30cm程度)、始球式用のボール(火の使わない煙が出るボール)程度は最低限購入しましょう。その他は、コンペの通例などを参考に用意しましょう。

14.当日は司会として、ドラコン・ニアピンのコースの発表や表彰式等の総合司会を行う

当日は、下記の流れで段取りする必要があります。当日も段取りやら、プレーやらとやることが多いので、混乱しないように注意しましょう。できればこの記事を見て、予習をしておきましょう。

  1. スタート1時間前には到着しておく
  2. 受付に行き、【幹事であることを伝え】係員からパーティー会場の説明を受けたり、食事券をもらったりする
  3. その際に、ドラコン・ニアピンの推奨ホールを確認しておく
  4. ロッカー室に行き着替えをし、ドラコン・ニアピンフラッグや始球式ボールを持ってカートに向かいましょう。(練習はしない方が印象は良いかと思います)
  5. 開会式の時間前に、みんなに声をかけて集合場所に誘導しましょう
  6. ○○部の部長にまずは挨拶をお願いし(絶対に数日前には事前にお願いをしておく)、ルール説明などを実施し、スタート前に写真を集合写真を撮りましょう。
  7. 食事券を組ごとの一番若い人に配り、後はプレーに集中しましょう
  8. プレーが終了したら、すぐにお風呂に入り、長居はせず、体を洗ったらすぐに出ましょう
  9. 受付などでスコア表をもらい、パーティー会場で、商品や食事の段取りをしましょう
  10. みんな集まったら、まずはドラコン・ニアピンの発表、その次に順位の発表をするのが良いかと思います
  11. 最後に優勝者と○○部の部長から一言をもらい解散

まとめ

いかがだったでしょうか。幹事とは、かなりやることは多いですが、評価を上げるチャンスです。

仕事の評価は別にゴルフで上げようと思っていない方も、仕事だけでなく、あなたの評価がぐんっと上がります。あなたの評価が上がると、会社内でも非常に過ごしやすい空間になります。ぜひこの記事を参考にしていただければ幸いです。

非常に長い記事でしたが、ここまでお読みいただき誠にありがとうございました。

あとがきとして私の周りの人たちもほとんど利用している、ゴルフに関するおすすめサイトを下に記載しますので、よろしければご活用いただければ幸いです。

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