こんにちは！ハマカナです。
業務が多いゼネコン設備施工担当は、日々の業務をこなすことで精一杯で、何かを忘れてしまいがちです。その何かが、【重大な業務】であった場合、致命的なミスになります。
そのようなことにならないように、【どの業務がまず先に実施する必要があって、どの業務が後で実施しても良い事項なのか】を選別する必要があります。要は、【業務ごとに優先順位をつけてあげる必要があるのです。】
この記事の大前提となりますが、ToDoリストを作成する為に、頼まれたことなどはその都度メモを取るようにしてください。
それでは、ToDoリストの参考例を下に掲載します。
業務が多いゼネコン設備施工に最適、ToDoリストの紹介
それでは実際に使用していたToDoリストをご紹介します。私は3年生までこちらを使用して、ある程度業務に慣れてきたら、メモを取っている手帳をそのままToDoリストにして使用していました。
■ToDoリスト
| 緊急度：高、重要度：高 | 緊急度：低、重要度：高 |
|---|---|
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至急実施すべき内容で、実施することでの効果が高い内容を記載 例）鉄筋業者から頼まれた、ドーナツ（鉄筋の被りを取る為のスーペーサー）を1ダース発注する、所長や発注者からの要望事項等 |
至急実施すべき内容ではありませんが、実施することでの効果が高い内容を記載 例）施工計画書の作成、詳細工程表の作成等 |
| 緊急度：高、重要度：低 | 緊急度：低、重要度：低 |
|
至急実施すべき内容ですが、実施することでの効果は低い内容を記載 例）会社からのアンケート回答等 |
至急実施すべき内容でもなく、実施することでの効果も低い内容を記載 例）ペットボトルキャップの回収・集計、机の書類整理等 |
■内容の解説
左上の内容について：
実施すべき内容は、上記のように4つの象限に分けることができます。左上が、至急実施すべき内容で、実施することでの効果が高い内容を記載してください。この象限に入った内容については、集中して実施し、効率よく片付けるようにしましょう。この象限を無難にこなしていくことで、あなたはスーパーな社員になれると考えます。パレートの法則で言えば、この象限が重要な20％の事項となるので、この部分を片付ければ80％の内容を片付けたことになります。
右上の内容について：
次に右上は、至急実施すべき内容ではありませんが、実施することでの効果が高い内容を記載してください。この象限が、一番労力の掛かる部分となります。地道にこつこつと取り組み、緊急度が上がらないうちに片付けましょう。ここをないがしろにしてしまい、全て左上の象限に入ってしまったら、もうそれはパンク状態となります。まずは上記の表を使い、やるべきことを整理し、見える化してから、物事に取り組むようにすると良いと考えます。
左下の内容について：
左下は、至急実施すべき内容ですが、実施することでの効果は低い内容を記載してください。2，3分で終わるような会社のアンケートであれば、あまり考えずに取り組んで、すぐに処理をすると良いと考えます。実は会社のアンケートでも匿名ではあるものの、部署ごとの回答率は知り得てしまう情報になるので、回答したか疑われない為にも、早期に回答するメリットはあります。しかも、毎回回答をしていると、【マメなやつ】との評価をもらい、意外と仕事での評価も上がることがあります。
右下の内容について：
右下は、至急実施すべき内容でもなく、実施することでの効果が低い内容を記載してください。正直備忘録のような感じです。仕事に直結するかはどうか分からない内容がほとんどかと思います。ただここの象限の内容を、そのままにしておいても、自然に消滅することはありませんので、本当に時間がある時などで実施する内容と心得ておくと良いと考えます。
おすすめなToDoリストの作成方法
上記で紹介した表をどのツールで作成すれば良いかというと、ベストなのはパワーポイントです。
パワーポイントで一度上記の表を作成してしまえば、後はスライドごとコピーをして、次のスライドに貼り付け、終わった内容については消して、追加する内容については追記をすることで、毎日簡単に管理をすることができます。
ちなみに当時の私が使用していたToDoリストは下記のような形となります。
これを作成することで、実施する内容の抜けがなくなるとともに、上司などと共有すれば、【この内容は難しそうだから、何かヒントを与えてあげるか】などと、手を差し伸べてくれることにもつながります。
また、ゼネコン設備施工担当として、兼務などが多くなってきたら、いちいちパソコンを使って、上記の表を作成する事が難しくなってきます。そうした時におすすめなのが、手帳にToDoリストを作成し、赤色で書いた内容が緊急度が高く、重要度が高い項目にして、青色で書いた内容が緊急度は低いが、重要度が高い項目とするとよいです。わざわざ手帳に上記のような表は書く必要はありません。ただただ、色分けをして羅列をしておけば良いです。また黒で書いた内容は、上記表のした部分に該当する項目とすると、全てにおいて代用することが可能です。よろしければご参考頂けると幸いです。
まとめ
建築業界とは、信頼関係で成り立っている部分が大きいです。なので、頼まれたことを確実に実施していくことが、信頼関係を生み、仕事を円滑に進めることができます。
逆に頼まれたことを実施しないと、途端に信頼がなくなり、【使えないなー】とのレッテルを貼られることになります。
そうならない為にも、ToDoリストを作成し、やるべき内容の管理をしていくことを、強くおすすめ致します。
以上となります。ここまでお読み頂き誠にありがとうございました。
